Zaman insanlar için en demokratik olarak dağıtılmış kaynaktır. Herkesin bir günde 24 saati vardır. Zaman; geri döndürülmesi, depolanması, durdurulması mümkün olmayan kıt bir kaynaktır.

Zaman konusunda insanların farklı algılamaları içerisinde olduklarını bu konuda söylenen deyimlerden ve atasözlerinden çıkarabiliriz. “Zaman her şeyin ilacıdır.” derken geçen zamana karşı kayıtsız kalınması gibi bir yargıya varılabilmekteyken, “vakit nakittir.” derken zamanın asla boşa harcanmaması gereken bir kaynak olduğunu vurgu yapılmaktadır. Bu da bizi zamanın algılanmasının göreceli olduğu sonucuna götürür.

Zamanın kıymeti herkese göre farklıdır. Şöyle ki; 1 dakikanın değerini uçağı kaçıran bir yolcuya, bir senenin değerini sınıfta kalan bir öğrenciye, 1 saniyenin değerini 100 metre koşucusuna sorduğumuzda alacağımız cevaplar zamanın değerini gösterir. Hapisteki bir insan hiç zamanın geçmediğini söylerken, tatildeki bir insan da zamanın çok çabuk geçtiğini söyler. Bu kadar kritik ve ikame edilemeyen bir kaynak olan zamanın hızından yakınmaktansa, onu en etkin ve verimli şekilde nasıl kullanabileceğimizin yollarını aramamız, zamana karşı bağlı olan ellerimizi biraz olsun gevşetme imkanı yaratacaktır.

Hayat kalitesini artırmak isteyen, öncelikle zamanı iyi yönetmeyi öğrenmeli. Bir insanı ve geleceğini en iyi tanımlayan unsur, zamanı nasıl kullandığıdır. Zaman kullanırken sadece bugünü değil, aynı zamanda geleceği de düşünenler ve gelecek için yatırım yapanlar, geleceğini şekillendirebilmek için adım atanlar, arzuladıkları geleceği yakalama şansını artırırlar.

Zaman yönetiminde söz konusu olan, zaman kavramının açıklanmaya çalışılması değil, mevcut zamanda nelerin yapılabileceğinin planlamasıdır. Elbette ki zamanımızın tamamına yakınını çalışarak geçirmek zamanı yönetmek demek değildir. Böyle bir durumda sadece zamanın bizi yönettiğinden söz edebiliriz.

Zamanını iyi yöneten kişi, sanılanın aksine kendine ait süreyi tek bir konuda yoğunlaşarak değil, çalışma hayatı, özel hayat, şahsi zevkler gibi değişik etkinlikler arasında paylaştırabilen kişidir.

Zaman kaybına neden olan bazı faktörler;
1- Plansız çalışma alışkanlığı
2- Yapılacak işleri acilden acil olmayana göre sıralamaya koymama.
3- Telefon konuşmaları
4- Çabuk sinirlenme, yapılan işe konsantre olamama.
5- Henüz gün bitmedi akşama daha çok var düşüncesi.
6- Başkalarının işlerine vakit ayırma.
7- İş başında iş dışındaki konulardan konuşulması.
8- Güne yorgun ve moralsiz başlamak.
9- Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması.

Zaman yönetiminde 80/20 kuralı vardır. Bu kural zamana uygulandığında şöyle bir sonuç ortaya çıkar. “Bir işe harcanan zamanın % 20’si sonuçların % 80’ini oluştururken, harcanan zamanın % 80’i sonuçların % 20’sini oluşturur.

Zamanı planlarken öncelik listesi yapılır. Birden fazla öncelik varsa, öncelik yok demektir. Bir insanın 10 tane önceliği olmaz. Eğer 10 öncelik varsa, hiçbir önceliği yok demektir.

Zamanım yok diyen insanlar şunu düşünmeliler, zamanı planlama için ayrılan her dakika, uygulamada üç ya da dört dakika kazandırmaktadır.

Zamanı planlarken dört aşamalı bir süreç söz konusudur.
1- Zamanın nasıl geçirildiğini tespit etmek.
2- Hedefleri belirlemek.
3- Bu hedeflere ulaşmak için bir plan geliştirmek.
4- Bu planı uygulayabilmek için zamanı denetleyebilmek.

Şöyle bir örnek verebiliriz. Kavanoza önce büyük taşları koymak gerekir. Büyük taşlar; ailemiz, işimiz, arkadaş çevremiz vs. olabilir. Daha sonra kalan zamanı küçük ve daha önemsiz işler için ayırabiliriz, yani büyük taşların arasını küçük taş ve kumlarla doldurabiliriz. Bu çakıl ve kumlarda, gezmek eğlenmek, sosyal-kültürel faaliyetler vs. olabilir.

Kişinin başkasının planlarına uyması yerine, önceden yapılan planlama ve öneri ile başkalarını kendi programına uymaya yönlendirmesi zaman yönetimi açısından çok daha önemlidir.
Zamanı iyi yönetebilmek için zaman çalıcılara (TV, bilgisayar, chat, telefon, sohbet vs.) tolerans göstermeme disiplinini edinmek önem taşır.

Başarılı zaman yönetiminin, daha çok çalışmayla, her günü son dakikasına kadar doldurup da geceleri yorgun ve bitkin düşmeyle ilgisi yoktur. Başarılı zaman yönetimi, normal olarak yapmak üzere başladığımız her şeyi ikmal edecek zamanı olmak demektir.

Zaman kullanırken kutsal ineklerimizi mümkün olduğunca ortadan kaldırmalıyız. Zamanla yaptığımız ufak tefek işler mutad hale gelir ve vazgeçemeyiz. Bu bizim kutsal ineğimiz olur ve kutsal ineğimizi kesemediğimiz için bu işleri yapmaya devam ederiz. Dolayısıyla bu gereksiz işler çoğalarak zamanımız doldurmaya başlar. Gereksiz işler, kutsal inek halini almıştır. Ne etinden, ne de sütünden faydalanamazsınız. Buna karşılık onu öldüremezsiniz de.

Özetle zamanı yönetmek, hayatı yönetmektir. İnsan alışkanlıklarının kurbanıdır. Zaman kullanımı açısından disiplinli olmak ve iyi alışkanlıklar edinmek, hayattaki acil işleri ve stresi azaltırken önemli ve öncelikli işlere yatırım yapılmasına geleceği şekillendirebilmeye fırsat tanır.